Adjoint.e administratif.ve
Contexte de travaiL
L’Ampli de Québec est une organisation culturelle professionnelle qui a pour mission d’offrir des services d’accompagnement, de formation et de soutien dédiés aux musicien.ne.s, aux auteur.trice.s, aux compositeur.trice.s et aux interprètes de la relève musicale de Québec.
Mandat
Sous la supervision du directeur de l’Ampli, personne qui l’assiste dans ses fonctions administratives, qui effectue l’ensemble des tâches de secrétariat reliées à la direction générale, au service à la clientèle et aux ressources internes, qui assume la responsabilité de la comptabilité de l’Ampli, ainsi que des problèmes cléricaux, de logistique et remplit les mandats ponctuels que lui délègue le directeur.
COMPTABILITÉ
- Assurer la réalisation du plan comptable et superviser l’ensemble des opérations comptable de la Corporation.
- Codifier les données selon le plan comptable de la Corporation.
- Préparer pour autorisation les demandes de paiements à effectuer et les réquisitions de chèques.
- Vérifier les autorisations.
- Rédiger et transmettre les rapports de taxes aux gouvernements.
- Gérer les comptes payables et recevables
- Enregistrer et préparer les dépôts bancaires.
- Gérer les comptes de banque de la Corporation.
- Effectuer la conciliation bancaire.
- Classer les documents de nature comptable.
- Assurer le suivi administratif des divers projets.
SECRÉTARIAT
- Rédiger la correspondance, les lettres, et les demandes de financement, ainsi que les documents soumis par le directeur.
- Classer et archiver les documents, mémos, et rapports, tout en maintenant à jour les dossiers administratifs et les politiques internes.
- Préparer et compiler les informations, rapports, et résumés de dossiers pour le directeur, selon ses besoins.
INFORMATIQUE
- Superviser l'entrée, le traitement des données, et la mise à jour des indicateurs de gestion dans le système informatique, tout en assurant le support au personnel.
- Agir en tant que point de contact principal entre la Corporation et les fournisseurs informatiques.
RÉUNION DU CONSEIL D'ADMNISTRATION
- Assister le directeur dans la préparation et le suivi des divers mandats.
- Organiser les réunions, envoyer les communications, préparer les dossiers et gérer la logistique.
- Participer aux réunions, rédiger les procès-verbaux et présenter les résultats financiers.
- Envoyer la documentation pertinente et les procès-verbaux validés aux membres du conseil d’administration.
GÉNÉRALITÉS
- S’assurer de l'entretien des bureaux, maintenir l'inventaire du matériel nécessaire, et le renouveler selon les modalités prévues.
- Planifier l'organisation matérielle du milieu de travail, participer à l'organisation des événements de la Corporation, et assurer la logistique des locaux en collaboration avec le directeur.
- Gérer certains dossiers spécifiques et veiller au bon fonctionnement de la Corporation en l’absence de la direction générale.
- Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs, gérer les achats et l’inventaire.
- Analyser les soumissions lorsque requis et formuler les recommandations afférentes au directeur.
- Réaliser toutes autres tâches connexes.
EXIGENCES et expériences demandées
Formation académique :
- Détenir un diplôme en technique administrative, en gestion administrative, en administration ou toutes autres formations pertinentes.
Expérience :
- Avoir de l'expérience comme secrétaire de direction, en gestion administrative et gestion des opérations.
- Avoir au moins trois (3) ans d'expérience dans le milieu culturel (en musique serait un atout)
Compétences :
- Capacité de développer des outils de travail efficaces et efficients
- Facilité à travailler avec les outils informatiques tels que la suite Microsoft 365
- Connaissance approfondie de la comptabilité et du logiciel comptable Acomba X ou autre logiciel comptable similaire
- Fait preuve de rigueur et d’une excellente éthique professionnelle
- Capacité à gérer les priorités
- Sens de l’écoute et axé solution
- Sens de la planification et de l’organisation
- Autonomie, débrouillardise et flexibilité
Connaissances pertinentes :
- Connaissance du milieu artistique et musical
- Maîtrise du français oral et écrit
- Procédures d’un conseil d’administration
- Actualité culturelle, politique et économique
Conditions de travail
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- Poste régulier à raison de 21h par semaine
- Entrée en fonction : immédiatement
- Salaire horaire selon l'échelle salariale en vigueur
- Programme d’assurances collectives et de régime de retraite avec contribution de l'employeur
- Trois semaines de vacances estivales la première année
- Lieu de travail situé au 240 St-Joseph Est à Québec.
Processus d’embauche
Si ce poste vous intéresse, vous avez jusqu’au 11 novembre 2024 pour nous faire parvenir un CV et une lettre d’intérêt par courriel à Monsieur Éric Lefrançois à l’adresse direction@amplidequebec.com. Seules les personnes sélectionnées seront contactées pour une entrevue.
*Nous encourageons fortement les personnes de minorités visibles, racisées et marginalisées à postuler.
InformationS supplémentaireS
Pour toutes informations supplémentaires, contacter le directeur de l’Ampli de Québec, Monsieur Éric Lefrançois à l’adresse direction@amplidequebec.com ou par téléphone au 418-208-7800.
